Apa Itu DMS?
Document Management System (DMS) adalah lemari arsip digital milik ASN di aplikasi MyASN. Melalui DMS, seluruh dokumen kepegawaian disimpan secara digital sehingga lebih aman, mudah dicari, dan dapat digunakan untuk berbagai layanan kepegawaian seperti kenaikan pangkat, mutasi, promosi, hingga pensiun.
Semakin lengkap dokumen yang diunggah, semakin tinggi Skor DMS yang dimiliki.
Persiapan Sebelum Mengisi DMS
Sebelum mulai mengunggah dokumen, pastikan semua berkas sudah disiapkan.
Dokumen sebaiknya:
Scan berwarna (Full Color).
Tulisan terlihat jelas dan tidak buram.
Tidak terpotong.
Posisi dokumen tegak (tidak miring atau terbalik).
Tanda tangan dan stempel terlihat jelas.
Format file
Disarankan menggunakan:
PDF
Jika menggunakan JPG/JPEG, pastikan kualitasnya tetap jelas.
Penamaan File
Agar mudah dicari, gunakan nama file yang rapi, misalnya:
SK_PPPK.pdf
SPMT.pdf
IJAZAH_S1.pdf
TRANSKRIP_NILAI.pdf
SK_JABATAN.pdf
Cara Login ke MyASN
Buka portal ASN Digital.
Login menggunakan NIP dan Password.
Masukkan kode verifikasi (MFA) jika diminta.
Pilih menu Layanan Individu ASN.
Klik MyASN.
Setelah masuk Dashboard, cari menu Document Management System (DMS).
Melihat Skor DMS
Pada Dashboard akan terlihat persentase Skor DMS.
Contoh:
Skor DMS : 45%
Artinya masih ada beberapa dokumen yang belum diunggah atau belum diverifikasi.
Klik menu DMS untuk melihat daftar dokumen yang harus dilengkapi.
Mengenal Warna Status Dokumen
Di dalam DMS terdapat tiga warna indikator:
🟢 Hijau
Dokumen sudah lengkap dan telah diverifikasi.
🟡 Kuning
Dokumen sudah diunggah tetapi masih menunggu proses verifikasi.
🔴 Merah
Dokumen belum diunggah.
Usahakan seluruh dokumen berubah menjadi warna hijau.
Cara Mengunggah Dokumen
Langkah-langkahnya sangat mudah.
Klik jenis dokumen yang ingin diunggah.
Tekan tombol Upload.
Pilih file dari komputer atau HP.
Pastikan file yang dipilih sudah benar.
Klik Upload.
Tunggu hingga proses selesai.
Jika berhasil, status dokumen akan berubah menjadi Menunggu Verifikasi.
Dokumen yang Umumnya Harus Diunggah
Setiap ASN memiliki dokumen yang berbeda. Namun secara umum dokumen yang sering diminta antara lain:
1. Daftar Riwayat Hidup (DRH)
Unggah DRH terbaru yang diunduh dari MyASN.
2. PERTEK NIP / Penetapan NIP
Unggah dokumen Pertimbangan Teknis dari BKN.
3. SK Pengangkatan
Bagi PNS:
SK CPNS
SK PNS
Bagi PPPK:
SK Pengangkatan PPPK.
4. SPMT
Unggah Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas (SPMT).
5. Ijazah Terakhir
Unggah ijazah pendidikan terakhir yang digunakan sebagai dasar pengangkatan.
6. Transkrip Nilai
Unggah transkrip nilai yang sesuai dengan ijazah.
7. Riwayat Jabatan
Unggah SK Jabatan terakhir apabila tersedia.
8. Riwayat Pangkat
Khusus PNS.
Unggah seluruh SK kenaikan pangkat sesuai riwayat.
9. Diklat atau Pelatihan
Unggah sertifikat diklat, workshop, atau pelatihan yang dimiliki apabila diminta.
Setelah Dokumen Diunggah
Perlu diketahui bahwa dokumen tidak langsung dianggap lengkap.
Dokumen akan melalui proses berikut:
ASN mengunggah dokumen.
Verifikator Instansi memeriksa dokumen.
Jika sesuai, dokumen disetujui.
Status berubah menjadi Terverifikasi.
Skor DMS akan bertambah.
Jadi, apabila skor belum berubah setelah upload, tidak perlu khawatir. Tunggu hingga proses verifikasi selesai.
Tips Agar Dokumen Cepat Disetujui
Scan dokumen dengan kualitas yang jelas.
Pastikan semua halaman lengkap.
Jangan menggabungkan beberapa jenis dokumen dalam satu file jika tidak diminta.
Pastikan nama file sesuai dengan isi dokumen.
Periksa kembali sebelum menekan tombol Upload.
Kesalahan yang Sering Terjadi
Beberapa kesalahan yang sering menyebabkan dokumen ditolak antara lain:
File buram.
Halaman tidak lengkap.
Dokumen terpotong.
Salah mengunggah jenis dokumen.
File terbalik.
Ukuran file terlalu besar.
Dokumen tidak terbaca.
Jika hal tersebut terjadi, unggah kembali dokumen yang benar.
Cara Mengetahui Pengisian Sudah Berhasil
Pengisian dianggap berhasil apabila:
Dokumen berhasil diunggah.
Status berubah menjadi Menunggu Verifikasi.
Setelah diverifikasi, status berubah menjadi Terverifikasi.
Persentase Skor DMS meningkat.
Ringkasan Alur Pengisian DMS
Login ke MyASN.
Masuk ke menu DMS.
Lihat dokumen yang masih berwarna merah.
Siapkan dokumen yang diminta.
Unggah dokumen satu per satu.
Tunggu proses verifikasi.
Pastikan seluruh dokumen berubah menjadi status terverifikasi.
Cek kembali hingga Skor DMS meningkat.
Melengkapi DMS merupakan tanggung jawab setiap ASN untuk memastikan seluruh arsip kepegawaian tersimpan secara digital dan siap digunakan apabila diperlukan dalam layanan kepegawaian. Oleh karena itu, lengkapi seluruh dokumen sesuai ketentuan dan pastikan dokumen yang diunggah jelas, lengkap, serta mudah dibaca agar proses verifikasi berjalan lancar.